¿Que es un Buddy?
Un Buddy es alguien que acompaña a un nuevo colaborador extranjero o foráneo en su proceso de incorporación durante los primeros 3 meses en la Universidad. El "buddy" es el primer punto de contacto de los nuevos colaboradores fuera de su Jefe y/o Capital Humano.
El objetivo es conectarte con un colaborador extranjero para que lo ayudes a preparar su llegada a la Universidad y lo orientes en sus primeras actividades.
¿Cuáles son las características claves de todo Buddy?
- - Comunicador: Fomentar la comunicación abierta y proporcionar información relevante al nuevo colaborador, fomentando el proceso de aprendizaje continuo y autodirigido, al idioma inglés.
- - Modelo a seguir: Ser un colaborador modelo y ejemplificar los valores de la Universidad.
- - Motivador: Tener una perspectiva positiva sobre su trabajo y la universidad.
¿Que no es un Buddy?
No se te solicitará que asumas uno de los siguientes roles:
- - Mentor: alguien, generalmente más experimentado, que está involucrado con desarrollo completo de un individuo (personal y profesional).
- - Jefe: Alguien responsable del desempeño laboral del nuevo empleado. Si surgen dudas en cuanto a evaluaciones desempeño, asuntos disciplinarios o de políticas, el buddy es libre de dar su opinión y consejos sobre cómo abordar la situación. Sin embargo, él/ella no está en una posición para resolver el asunto. El nuevo colaborador debe ser difigido a su líder o Capital Humano para resolución de la (s) cuestión (es) relevante (s).
Responsabilidades de un buddy
- Darle la bienvenida a tráves de un correo electrónico (anexo 1) previo a su llegada a la ciudad.
- Recogerlo al aeropueto.
- Acompañarlo a su nueva casa y mostrarle que hay alrededor; tiendas de conveniencia, centros comerciales, etc.
- Enseñarle como trasladarse hacia y desde la Universidad.
- Hablarle sobre la cultura UDEM, procesos y servicios.
- Responder preguntas generales / rutinarias.
- Hacer seguimientos informales semanales con el nuevo colaborador (whatsapp, llamada telefínica, correo)
Reuniones sugeridas:
- - Día uno en la Universidad: Reserve su hora de comida para comer con el nuevo colaborador.
- Reuniones semanales de 5-15 minutos de duración. (Correo, Whathsapp, Starbucks)
- Llamar / enviar preguntas por correo electrónico, según sea necesario. Establecer límites y perímetros aceptables de comunicación.
Consejos y Tips
- Paciencia se necesita tiempo para desarrollar una relación. No trates de cubrir todo de manera acelerada y rápida.
- No trates de forzar la relación.
- Identificar la personalidad y estilo de comunicación del nuevo colaborador e intenta adaptarte a él/ ella.
- No seas crítico. Simplemente ofrece tus recomendaciones y comentarios.
- Manten una buena actitud.
Buddy’s Checklist
- Ponte en contacto con Capital Humano para platicar sobre el puesto al que llega y sus responsabilidades dentro de la UDEM.
- Envía un correo de bienvenida al nuevo colaborador y responde a sus consultas o dudas que tenga.
- Reserva tu agenda para que al momento de su llegada, lo recojas en el aeropuerto y lo traslades a su hotel / casa. Capital Humano te apoyará con $2,000 para gasolina. Úsalos para apoyar en sus primero días al nuevo colaborador en traslados de /hacia la Universidad, SAT,VISA, supermercado, etc.
- Reserva tu horario para almorzar o tomar un cáfe con el colaborador en su primer día en la UDEM.
- Conoce más sobre el nuevo colaborador (currículum, Linkedln, Capital Humano).
- Programa una reunión con el nuevo colaborador para presentarse y explicarle tu rol como Budy.
- Da un tour de las instalaciones del campus así como de tu lugar de trabajo.
- Preséntale a tus compañeros de trabajo.
- Lleva al colaborador a comer o a tomar un café y comparte información sobre ti (cuánto tiempo ha estado en la UDEM, como era cuando empezaste, las ventajas de trabajar aquí, cuál es tu rol, tus intereses y pasatiempos etc) y aprenda más sobre los antecedentes e intereses del nuevo colaborador.
- Coordínate con Capital Humano y apoya al nuevo colaborador en la entrega de su tarjeta de indentificación, nómina, blackboard, etc.
- Asegúrate que el nuevo colaborador siempre tenga un lugar para ir a comer, de preferencia intenta invitar a otros colegas.
- Programa reuniones esporádicas para ver cómo van las cosas o si tiene algúna pregunta.
- Notifica a Capital Humano que tu programa está próximo a concluir.
- Programa una reunión formal de cierre con el nuevo colaborador toma las siguientes preguntas como guía para concluir el programa:
1.- ¿Cómo vas con tu trabajo?
2.- ¿Tuviste alguna sorpresa o algo inesperado?
3. ¿Cómo he sido útil o no útil en este proceso de incorporación?
4. ¿Te gustaría hacer algún cambio al programa?
5. ¿Necesitas acceso o información de algo más?
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